قد ينتج عن تحليل الإجراءات وجود خطوات مكررة نتيجة اشتراك أكثر من موظف فيها؛ وذلك نتيجة طبيعية للتضخم الوظيفي، ومن ثم يمثل دمج تلك الخطوات حلاً مناسباً لتقليل الزمن اللازم لإنجاز الخدمة.
وتنقسم هذه العقبات إلى اتصال غير كافي بين الموظفين أو نقص الموارد.
- التنفيذ أو الإنجاز وتعني إنجاز الخطة المعتمدة خلال فترة زمنية محددة وبالموارد المخصصة لتلك الخطة.
بناء على ما سبق يلاحظ أن المفاهيم التقليدية التطوير الإداري أكدت على الجانب الرسمي وأهملت الجوانب غير الرسمية ، كذلك إهمالها للاختلافات بين طبيعة وأهداف وبيئات الأجهزة الإدارية المتنوعة فهي بالتالي لا تتسم بالعموم والشمولية لكل الأحوال والأزمان ، مما أدى إلى ظهور مفاهیم جديدة للتطوير الإداري.
حركة اللف والدوران الناتجة عن تشتت المكاتب والبعد فيما بينها.
انعدام المرونة نتيجة وجود قالب ثابت من التعليمات التي لا يمكن للموظف الحياد عنها.
إن أولى خطوات التطوير الإداري هي تفجير الطاقات الكامنة للإنسان وذلك عن طريق التعامل مع بيئته التي نشأ فيها وتأثره بالقيم والعادات والاتجاهات السائدة في هذه البيئة.
إن الاستشارات الإدارية لها أثر واضح في تنمية وتطوير الجهاز الحكومي إلا أن هناك بعض نواحي القصور والأخطاء التي كانت حجر عثرة لتحقيق مستوى الطموح المرغوب فيه ، ومن هذه المشكلات في الوطن العربي بصفه عامه ما يلي:
كل هذه العقبات يمكن أن تتداخل مع التطوير الإداري الناجح. ومن خلال التعرف على هذه المشكلات ومعالجتها، يمكن للمؤسسات ضمان قدرتها على إحراز تقدم نحو أهدافها.
وهذا النظام الكلي يتفاعل مع البيئة الداخلية والخارجية ، ولهذا النظام مدخلات وعمليات ومخرجات ، فالمدخلات هي عبارة عن مدخلات بشرية ومادية وتكنولوجية ، والعمليات يقصد بها التفاعل والترابط بين الأنظمة والسياسات والبرامج وغيرها ، أما المخرجات فهي عبارة عن ما تم تحقيقه من أهداف.
إنَّ أكثر ما يسبب إضاعة الوقت والجهد هو التباعد بين مكاتب الموظفين المسؤولين عن تقديم الخدمة، فقد توجد نور الامارات المكاتب في أماكن أو أبنية مختلفة؛ لذا فإنَّ تبسيط الإجراءات يتضمن التخلص من مشكلة تبعثر مكاتب الموظفين بحيث تصبح موجودة في مكان واحد، كما يجب إعادة ترتيبها بشكل متسلسل يسهل على المواطنين التنقل بينها، أما بالنسبة إلى الموظفين فيجب أن توضع مكاتبهم بحيث ينظرون في جهة واحدة وأن تكون مكاتب المديرين خلف الموظفين وليس بمعزل عنهم، ولا ننسى وجود مساحات كافية لسهولة تنقُّلهم.
حيث لم يعد الجهاز الإداري هو الناهي والموجه والمؤثر بالنسبة نور الامارات للجمهور بل أصبح أداة لتنفيذ مصالح الجمهور ، ومن نتائج هذا التحول دخول الجوانب الرسمية والمؤثرات البيئية الخارجية في حسابات المطور الإداري.
وتنبع أهمية التنظيم من خلال الوسائل الأساسية لتطوير المنظمة ومن هذه الوسائل:
إقرأ أيضاً: كيف تحفّز موظفيك على إنجاز مهامهم في العمل؟